SuccessFactors como herramienta de gestión de tiempos

Un software que: beneficia el día a día de los colaboradores, de los supervisores o gerentes y ¿por qué no? hasta de los responsables de la administración de sistemas.

Hoy en día en la época en la que vivimos y gracias a todas las facilidades tecnológicas que tenemos, es casi que una obligación para las empresas contar con herramientas que faciliten no solo la gestión de los procesos de Recursos Humanos, sino también, la administración, automatización y el procesamiento adecuado de la información, que de dichos procesos resulte.

Sin temor a equivocarme, puedo decir que una de las preocupaciones más grandes de toda organización es calcular de una manera íntegra y a tiempo la nómina, sin embargo, muchas veces esto no sucede de la manera esperada justamente por ciertas deficiencias en los procesos referentes a la gestión de tiempos, que generan poca precisión en los pagos.

Algunos ejemplos muy comunes son:

  • Boletas inexistentes de solicitudes de ausencias.
  • “Cuello de botella” en la aprobación de solicitudes por parte de los encargados; incluso hasta aprobaciones efectuadas a destiempo (en donde los días solicitados ya fueron disfrutados por el colaborador y en el peor de los casos, cuando la nómina ya fue procesada).
  • Control inadecuado de los saldos de vacaciones, lo que hace que se tenga que pagar de más al momento de dar de baja a una persona.
  • Registro de horas extras en periodos de tiempo que están dentro del horario laboral del colaborador. Entre otros….

Gracias al módulo de Central de Empleados y sus funcionabilidades de tiempos (Timeoff /Timesheet), podemos controlar y mitigar el riesgo de que nuestra empresa caiga en alguna de las deficiencias antes mencionadas, lo cual nos da la tranquilidad y certeza de la correcta ejecución de nuestros procesos. ¿Y cómo logra Successfactors ese objetivo?

La respuesta es por la manera en que el sistema ha sido construido, abarcando detalles desde lo más sencillo hasta lo más complejo. Por ejemplo, uno de los primeros pasos en la implementación es la definición de los horarios laborales y calendarios de festivos que le serán asignados al colaborador, datos que de una u otra manera controlan cuando una persona debe o no presentarse a trabajar (con su respectiva cantidad de horas y periodo exacto de tiempo); esto garantiza que si yo trato de hacer una solicitud de vacaciones a disfrutar por ejemplo el Día de Navidad, de manera automática el sistema me lo impida ya que ese día no es laboral (o bien, si dicho festivo cae en medio del periodo de tiempo solicitado, entonces que no se descuente del saldo disponible).

Mencionar la palabra saldo se convierte muchas veces en un dolor de cabeza, debido a que todo empleado necesita saber qué contingente le corresponde para poder así solicitar vacaciones. En muchas organizaciones para llegar a conocer ese dato, se deben de realizar montones de llamadas telefónicas, enviar chats a distintas personas, correos, etc… que al final es tiempo poco eficiente para quién consulta y quién debe de dar respuesta. Desde Successfactors con un simple clic desde un navegador o bien desde la aplicación de un dispositivo móvil, el colaborador puede obtener dicha información y con esto a la persona se le da empoderamiento mediante la autogestión, para que así el mismo colaborador pueda planificar y hacer solicitud de la o las ausencias deseadas (vacaciones, permisos, incapacidades) y que posteriormente alguien tenga que aprobar o rechazar.

Y para que dichas aprobaciones tampoco se conviertan en algo contraproducente, desde el sistema es posible configurar algunos parámetros para que, si algún paso del proceso se queda estancado posterior a una cantidad de días, entonces dicho paso quede automáticamente aprobado y así se continue con el paso siguiente. ¿Genial no? ¿Cuántas nóminas se hubiesen procesado a tiempo gracias a esto?

Se ha comprobado que los niveles de satisfacción del colaborador al momento de implementar la solución crecen, y todo gracias a que mediante la herramienta:

  • Se puede visualizar información en tiempo real. Sin necesidad de consultarle a alguien más, puedo ver cuales personas dentro de mi equipo de trabajo están fuera de oficina los días que justamente yo estoy planificando, y que esto me ayude a tomar más fácilmente alguna decisión.
  • Se tiene el histórico de la cantidad de días que se va acumulando conforme lo dicte la ley (garantizando el cumplimiento de esta). Lo mismo con los días ya tomados (todo esto mediante interfaz gráfica o bien por reportes exportables en varios formatos).
  • Se facilita la automatización y control de políticas empresariales, mediante la parametrización de ciertos valores como: los días máximos permitidos para una ausencia en específico o datos obligatorios que se deben de llenar para procesar una solicitud. Con esto nos olvidamos de recibir solicitudes que exceden limites o que se encuentran faltantes de información.

Gracias a lo anterior y a la flexibilidad que nos da el sistema para configurar acorde a las necesidades de cada empresa, Successfactors como Sistema de Talento, se ha convertido en el maestro de datos perfecto que asegura el éxito del procesamiento de la información en el resto del ecosistema corporativo.

Por Anthony Porras, Consultor Senior SAP SuccessFactors

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