Conforme la empresa va creciendo toda la información de los colaboradores se va almacenando en distintos archivos y sistemas. Entre más años tiene la organización, el histórico de datos se vuelve relevante y difícil de manejar. Ya varias empresas han implementado herramientas que permiten llevar registro digital de muchas acciones, sin embargo, la gestión documental aún no es la adecuada para el volumen de documentos y el ritmo acelerado de los negocios que requiere procesos ágiles.
Es necesario y muy importante facilitar la gestión y evitar errores o duplicación de información.
Lograr la centralización de la información con un único repositorio va a garantizar la calidad de la información y al mismo tiempo se habilita la descentralización de las consultas. Esto no solo hace procesos eficientes sino que impacta y mejora la satisfacción de los colaboradores
A continuación se detallas las cuatro razones y los beneficios que brinda contar con un único expediente digital de colaborador.
- Disponibilidad de la información: Contar con la información digitalizada facilita su visualización y actualización desde cualquier lugar y en cualquier momento. Ya no es necesario depender de un horario en específico que se pueda hacer las consultas o ir físicamente a una oficina o archivo para consultar o actualizar algún dato.
- Cumplimiento legal y laboral: Es más sencillo verificar que todos los colaboradores tengan su expediente completo, además permite administrar versiones y notas sobre los documentos. Es posible crear alertas o flujos de notificación cuando un documento este pendiente o vencido y de esta manera garantizar que toda la papelería se encuentra en orden.
- Reducción de papel: Olvídate de impresiones y copias de documentos que después se archivan y son difícil de encontrar. Con un sistema que facilita la digitalización masiva e indexación se podrán diseñar flujos más eficientes y amigables con el medio ambiente.
- Seguridad de la información: Los datos de los colaboradores son datos sensibles y la empresa debe de poder garantizar su seguridad y acceso a las personas correctas. Es indispensable contar con una herramienta que asegure la integridad y respaldo de la información a través de roles y permisos.
