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Automatización de procesos para mejorar la experiencia del empleado

Buscar la eficiencia del departamento de Recursos Humanos es parte fundamental de los objetivos de negocio, para lograrlo hay que hacerlo por fases y entendiendo las prioridades que se tienen en la empresa. 

Hoy en día muchas personas hablan de automatización. ¿Qué procesos automatizar? Este es el gran reto, poder elegir y seleccionar por cuál de los distintos procesos empezar. Aquellos que más afectan nuestra operación y con esto buscar tener un mayor impacto, o los más simples y obtener resultados rápidos sin mayor inconveniente o los que son más repetitivos y permitan descargar de tareas operativas a los colaboradores.

Este análisis no es fácil, en realidad, es la parte más complicada de un proyecto de automatización. Cada forma de abordarlo presenta resultados positivos y otros en contra. Es necesario hacer una evaluación formal que permita entender los distintos aspectos que se deben considerar en este tipo de iniciativas de manera que se puedan comparar y sea posible una elección basada en un diagnóstico completo.

Lo más importante antes de iniciar es preguntarse si los procesos que se desean automatizar se basan en reglas, si esto no se cumple, no será posible automatizarlo con éxito y debe servir como un primer filtro para el análisis.

Después de realizar este primer paso básico, ¿Qué factores considerar para iniciar el análisis?

  1. Tipo de proceso: El proceso que se está considerando debe ser un proceso estable ¿El proceso ha cambiado en los últimos 6 meses, o año? ¿cada cuánto ha sufrido algún tipo de modificación
  1. Tiempo: ¿Hay fechas establecidas para lograr algún objetivo en específico? ¿Cuánto tiempo toma crear un escenario para simular el proceso en evaluación? Si es un proceso complejo probablemente requiera mayor tiempo, pero mayor retorno de inversión. Es necesario comprender muy bien el escenario y proceso que se desea automatizar. ¿El proceso requiere integración entre sistemas? ¿Cuántos pasos tiene cada proceso? ¿Cuántas aplicaciones son utilizadas durante el proceso?
  1. Personas: Es necesario entender la interacción humana en cada proceso ¿Qué procesos son los que quitan más tiempo al equipo de Recursos Humanos? ¿Cuáles de los procesos requiere mayor cantidad de personas? ¿Hay algún proceso que requiera contratar personal adicional en ciertas temporadas?

No todos los procesos podrán automatizarse en un 100% y también puede ser posible manejar ambientes híbridos siempre y cuando agilicen y favorezcan a la compañía en lugar de volver más complejo y costoso un proceso. Por ejemplo: si son procesos que necesitan toma decisión en su flujo, y hay mucho tipo de excepciones probablemente van a requerir intervención humana en un paso del proceso, pero el resto sea posible automatizarlo.

Listar los distintos procesos y cuantificar estos tres factores en una tabla que permita compararlos ayudará a evaluar y tomar una mejor decisión para que puedan empezar el proceso de automatización de Recursos Humanos y que con procesos más eficientes se permita mejorar la experiencia del empleado.

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